Grupo de trabajo - PAPELES NO SON ARCHIVOS. Integrantes - MAYERLY PINEDA CASAS, HUGO JAMITH BENAVIDES UNIGARRO, MARISOL GAVIRIA OSPINA, MARY JASMIN GARZON GARCIA
La necesidad de acceder y consultar de forma frecuente la
información archivada, el volumen o importancia de la información que se genera
en las organizaciones, estimula la búsqueda de soluciones innovadoras que
ofrezcan ventajas y un valor añadido sobre los sistemas tradicionales de
archivo y almacenamiento.
Un
buen Programa de Gestión Documental, es un instrumento que ofrece, un
conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas, y normas que se deben
aplicar para gestionar los documentos, con un enfoque claro y sencillo; además,
permite estandarizar el proceso de Gestión Documental, de manera que las
actividades técnicas o procedimientos aplicados desde la planeación, hasta la
preservación de los documentos, siempre se desarrolle de la misma manera.
La finalidad de la gestión documental y archivos conlleva a;
disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información
institucional sea recuperable para uso de la Administración en el servicio al
ciudadano, para garantizar el derecho al acceso a la información en archivos y
como fuente de la Historia.
La responsabilidad en este tema es para todos, tanto los
servidores públicos o particulares son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos y reportarán ante las autoridades
competentes el uso de los mismos. Para dichos fines se requiere realizar el
Programa de Gestión Documental
Dentro del Proceso de gestión documental se define dentro de
la empresa como: las actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida o recibida
por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
El Estado Colombiano por medio de la rama legislativa ha
establecido la regulación en legislación documental, la cual se encarga de
regular, proteger y salvaguardar los diferentes documentos producidos en su
accionar a favor del bienestar de la sociedad, por tanto estos archivos son
evidencia de su accionar y tienen un valor histórico y cultural. La
Constitución política 1991, lo establece en sus artículos y define los
documentos de archivo como: Art 72 patrimonio de la Nación, Art 74 de acceso
documentos públicos. Art 23 de libre acceso, en relación con el derecho de
petición. Art 15 habbeas data como derecho al buen nombre, y a solicitar
rectificación de datos.
La ley general de archivos 594 de 2000 en su artículo 11
establece la obligatoriedad de la conformación de los archivos, de igual manera
en su artículo 22. establece el llevar procesos archivísticos. y en el artículo
23. la obligación de formar archivos en cada etapa del ciclo vital del
documento en: archivo de gestión, archivo central, Archivo histórico de
conservación permanente. En relación a lo anterior el Decreto 2578 de 2012
Artículo 26. Dispone la obligación de conformar archivos en entidades vigiladas
por el Estado. Y además de manera particular establece el deber para las
personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo vigilancia
del Estado deberán contar con un archivo institucional creado, organizado,
preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de
orden original, el ciclo vital de los documentos, y las normas que regulen a
cada sector así como las establecidas en la Ley 594 de 2000.
El Decreto 2578 de 2012 Artículo 22. Establece el proceso
para la elaboración y aprobación de las tablas de retención documental y las
tablas de valoración documental, las cuales son el resultado del proceso de
valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las
privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder
público. El Artículo 24 establece los
Inventarios de documentos como responsabilidad de las entidades del Estado a
través del Secretario General o de otro funcionario de igual o superior
jerarquía, y del responsable del Archivo o quien haga sus veces, y el exigir la
entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en
poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o
culminen las obligaciones contractuales.
Desafortunadamente
Colombia es un país que no se encuentra muy actualizado en cuanto los requerimientos
necesarios para la implementación de los sistemas de Gestión Documental, es muy
común el sistema tradicional que es una desventaja teniendo en cuenta que el
auge tecnológico avanza con rapidez y cada vez es mucho más importante en el
diario vivir.
Aunque
se han dado algunos pasos, se requiere de una formación constante y cada vez
más actualizada para que las entidades públicas, privadas y sus colaboradores
se ajusten a la normatividad de la archivística en Colombia, que les permita
contar con herramientas que ayuden a enfrentar
los retos que pone la Gestión Documental actual.
DIRECTRICES PARA
ESTRUCTURAR UN PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS
Este habla en general de temas de
importancia en la materia, los síntomas, los problemas y las oportunidades de
la administración de los documentos en las organizaciones; la evolución y la
consolidación de la gestione de documentos las tendencia s emergentes en el
manejo de documentos básicos, el modelo de gestión documenta, la estructura de
un programa de gestión documental, así como su implementación y desarrollo.
Vale la pena predominar el modelo metodológico que propone implementar un
programa de gestión de documentos administrativos. En los últimos años el manejo de documentos
en organizaciones públicas y privadas sufre una revolución debido a la
evolución de tecnología de la
información, así como miembros de organizaciones de información para el éxito
empresarial estas nos ofrecen un alto horizonte de posibilidades para gestionar información empresarial como la producción de documentos para el
desarrollo de negocios, Principalmente las herramientas ofimáticas para la
generación de documentos electrónicos, a partir de los 90 se vine implementados
la pruduccion de documentos electrónicos.
SINTOMAS, PROBLEMAS Y
OPORTUNIDADES
Los
problemas documentales en cualquier organización se manifiesta por una serie de
síntomas que si son identificados permiten de entrada optar por medidas para la solución de los efectos
causados algunos síntomas son
·Falta de coordinación en impresos y archivos
electrónicos.
·Coordinación en las funciones documentales.
· Perdida
de acceso a documentos necesarios.
·Lenta difusión en la información.
·Incrementos de sistemas corporativos.
EVOLUCION Y
CONSOLIDACION DEL TÉRMINO
Para las generaciones modernas de
archivistas es sorprendente que el termino gestión de documentos tenga su
génesis con posterioridad y finalidad de la segunda guerra mundial, este término se puede dividir en, fases o momentos este permitió
llegar a definir una subdisciplina de la misma con su propio objeto, fin y medio
de estudio: en la primera fase la gestión de documentos se definió como
administración aplicada, posteriormente se agregaron otros elementos a la
definición.
CICLO DEL DOCUMENTO
El desarrollo del concepto de
gestión de documentos en todas las áreas analizadas tiene un común denominador;
el ciclo de vida del documento como eje central de la gestión documental, todos
coinciden en afirmar que la gestión de documentos se aplica durante todo el ciclo de vida del
documento desde la producción de este hasta su disposición con fines de
conservación permanente o eliminación.
BENEFICIOS EN LA
GESTION DOCUMENTAL
Los beneficios se pueden
identificar como
* Reducción del volumen
documental.
* Mejorar en la eficiencia
administrativa.
* Incremento en la productividad
organizacional.
* Reducción de los costos de
infraestructura.
* Aprovechamiento de las
tecnologías.
LINEAMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
Se refieren a los principios que
des su origen han marcado la evolución del concepto los cuales se encuentran
definidos en los planteamientos de Ariel Ricks que se resumen en la
planificación, dirección, control y demás actividades administrativas.
LINEAMIENTOS CORPORATIVOS DE GESTIÓN DEL CAMBIO
Hay
que tener en cuenta que cuando se va implementar un programa de Gestión de
documentos, este trae implicaciones, entre ellos está la manera como los
miembros de la
organización se tomen ese nuevo cambio, sí, al principio muchos de los
trabajadores van a presentar resistencia porque es algo novedoso y al comienzo,
las cosas siempre nos van a parecer diferentes, pero a medida que pasa el
tiempo todo se va solucionar y se van adaptar al nuevo manejo.
Además
hay que tener cuenta que hay que convencer a los trabajadores de las ventajas
que este nuevo programa generan y convertir todas esas amenazas en
oportunidades
“No
pretendamos que las cosas cambien, si siempre hacemos lo mismo”. Einstein
EL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
De acuerdo
con Robergé (1992)
“La gestión de documentos se deben entender como un sistema que
tiene como objetivos
principales la eficacia y la
rentabilidad”
GESTIÓN
DE DOCUMENTOS:
Actividad gerencial orientada a la evaluación de procesos documentales, con el objeto
de racionalizar los recursos invertidos en la gestión de información empresarial,
buscando la eficiencia y la economía administrativas (Zapata,2001).
CALIDAD: «conjunto
de propiedades y características de
un producto o
servicio que le confieren
su aptitud para
satisfacer unas necesidades
expresadas o implícitas» Chain
Navarro (2001)
Para
tener éxito en las organizaciones se debe de fomentar la eficiencia y la efectividad de
los negocios, se
deben aplicar el concepto de Calidad anteriormente
definido, de esta manera la organización tendrá mejores oportunidades y seguirá
avanzando hasta alcanzar la visión en la creación de su empresa.
·¿Se ha hecho algún intento por
evaluar los costos derivados de errores,
defectos, desperdicios,
quejas de los
clientes, ventas perdidas,
etc.?·
·¿Es adecuada
la norma de
aplicación de administración de
la calidad y
se ha hecho
·¿Están debidamente
documentados y descritos los
sistemas de calidad
de la organización?
·El personal
ha recibido capacitación
sobre la reducción de
errores y como
enfrentar los problemas de
calidad?
Si alguno
de los interrogantes
anteriormente planteados es respondido afirmativamente o no fue posible su
solución, significa que la organización requiere implementar
un sistema de
gestión de localidad aplicado al manejo de los
documentos.
No es posible
implementar un Programa
de Gestión de Documentos si el mismo no responde a los
objetivos y metas institucionales así como al plan estratégico de la
organización.
DIRECTRICES PARA ESTRUCTURAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS EN LAS ORGANIZACIONES
SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD: conjunto de
la estructura organizativa,
las responsabilidades, los procesos
y los recursos
que se establecen para
llevar a cabo
una gestión de calidad
que proporcione confianza; sus elementos son:
·La política y los objetivos de
calidad.
·Una estructura
organizativa clara
·Definición de forma explícita
de responsabilidades y alcance
de la autoridad
de todo el personal
·El equipamiento y recursos
humanos apropiados.
·Los documentos
que describen el
sistema de calidad.
SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
se puede
entender como el conjunto de los
procesos, recursos y la tecnología que se establecen para lograr un proceso
fluido de documentos en una organización,
desde su creación,
pasando por su utilización y
conservación, hasta su
destino final, con el fin de
garantizar a los diferentes niveles dela empresa, información confiable y
oportuna para la toma de
decisiones, sus elementos son:
·Las políticas (directrices y
normas) y los objetivos del sistema.
·Una estructura
organizativa clara.
·Definición de forma explícita
de responsabilidades y alcance
de la autoridad
de todo el personal
en cuanto a
la gestión de documentos.
·La tecnología,
el equipamiento y
los recursos humanos apropiados.
·Los procedimientos que
describen adecuadamente el sistema
de gestión documental.
PRINCIPIOS RECTORES DE LA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS:
se refieren a las
consideraciones administrativas de
la gestión de documentos
en aspectos como
la transparencia dela
administración, la simplificación y
la eficiencia de la
administración
PRINCIPIOS ECONÓMICOS:
hacen relación a las
consideraciones de tipo económico de la gestión de documentos como,
por ejemplo, la
reducción de costos derivados del
papeleo, la racionalización delos
recursos destinados para
la gestión del documento, etc.
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS:
considerados la base
del programa; se refieren
a los principios
consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión
de documentos. Estos
son: el concepto de
archivo total, el ciclo vital del documento, el respeto de la
procedencia y el orden natural.
ESTRUCTURA BÁSICA DEL PGD
Se recomienda
estructurar el Programa
de Gestión de Documentos en tres
subprogramas, siguiendo las directrices de la UNESCO: Producción y Elaboración
de Documentos, Utilización
y Conservación; Evaluación y
Disposición.
Antes
de desarrollar estos tres
subprogramas, se debe
contar con un
órgano coordinador de la
gestión de documentos
y un conjunto de directrices que
faciliten el planeamiento de la documentación.
ÓRGANO COORDINADOR:
es preciso que
la gestión de documentos, para que sea efectiva, cuente
con unórgano coordinador que
garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se
definan las políticas generales de la
gestión documental en
cada organización.
PLANEAMIENTO DE
LA DOCUMENTACIÓN:
conjunto de directrices administrativas para
garantizar una adecuada gestión
de los documentos en la entidad
PRODUCCIÓN Y
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS:
directrices relativas a la producción y recepción del documento: gestión de correspondencia,
gestión del correo, gestión de
informes, etc.
CONSERVACIÓN Y
UTILIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS: directrices relativas a la
adecuada conservación delos
documentos, su forma
de almacenamiento, condiciones de
uso, privacidad de
la información,etc.
EVALUACIÓN Y
DISPOSICIÓN: directrices sobre la
valoración de los
documentos con miras
a su eliminación sistemática
y periódica o su conservación
definitiva con fines históricos y culturales.
PLANEACIÓN DEL PGD
Debe
ser un plan a mediano y largo
plazo, el cual
debe estar en en etapas
para garantizar el
logro delos objetivos
generales y específicos.
GESTIÓN:
La gestión debe
ser considerada la
parte más importantes del
PGD, por cuanto
es la que
le da cohesión al
plan escrito y
a las directrices formuladas. Implica
el seguimiento sobre
el logro de los objetivos, el
cumplimiento de las fechas, la gestión
de los recursos
y todas las
actividades administrativas
de dirección del
PGD
·Definición del órgano de
coordinación del PGD.
·Conformación de
un comité de
seguimiento.
·Equipo de
trabajo.
·Contratación de
una consultoría externa.
IMPLEMENTACIÓN: Laimplementaciónsignificalaasignaciónde responsabilidadesdentrodelaorganización,la definición de roles y el establecimiento de objetivos a corto mediano
y largo plazo.
Preparado por Marisol Gaviria Ospina y Mayerly Pineda Casas
Hablar de
los archivos y
su componente legal
no es más
que hablar de
la legislación vigente sobre la
archivística en Colombia
y más aun
de la archivística jurídica, disciplina que
trata aspectos legales, respecto de
la conservación, selección y
eliminación de documentos, así como
también los términos
de consulta de
cada uno de
los archivos y
documentos.
La normatividad en temas archivísticos en Colombia es bastante extensa, lo cual ha permitido que nuestro país sea un abanderado de los archivos y la archivística a nivel latinoamericano, muy por encima de México, Argentina o Chile, entre otros.
Preparado por Mayerly Pineda Casas Fuente. Cartilla semana 7
LAS ENTIDADES VIGILADAS POR LA SIC, SIN IMPORTAR SU NATURALEZA DEBEN CUMPLIR
CON LA NORMAS SOBRE GESTION DOCUMENTAL
Tema:
Sujetos obligados al cumplimiento de la gestión documental Concepto: 285016 de febrero 11
de 205 Entidad: Superintendencia de
Industria y Comercio
Frente a la duda sobre la aplicabilidad de la Resolución 8934 de
2014 "Por la cual se establecen las directrices en materia de gestión
documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la
Superintendencia de Industria y Comercio", es menester indicar que
independientemente de que las empresas sean privadas, al momento de estar
señaladas dentro de las entidades bajo vigilancia de la SIC, estarán obligadas
a acogerse a la normatividad expedida por la entidad, para el caso en concreto
la referida al comienzo.
JURISPRUDENCIA
Sentencia T-198/15
PRINCIPIO DE SUBSIDIARIEDAD COMO
REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD DE LA ACCION DE TUTELA-Reiteración de
jurisprudencia
DERECHO AL HABEAS DATA Y DERECHO A LA
INFORMACION
La
jurisprudencia de la Corte Constitucionalha
señalado que el habeas data es un derecho
constitucionalfundamental
autónomo, estrechamente relacionado con otros parámetros
constitucionales como lo son el derecho de petición, el derecho de información,
el derecho de acceso a la información pública y los principios constitucionales
que orientan la función administrativa. Este
derecho fundamental implica deberes de conservación documental a cargo de las
entidades que custodian y administran la información contenida en archivos y bases
de datos, necesaria para acceder al goce efectivo de otros derechos
fundamentales. Así, los datos personales, la información laboral, información
médica, información financiera y de otra índole contenida en archivos y bases
de datos, son la fuente primaria para determinar el acceso o el alcance de
ciertos derechos o el cumplimiento de los requisitos para el reconocimiento de
derechos y prestaciones sociales.
Sentencia T-1016/10
ACCION DE TUTELA CONTRA PARTICULARES EN
RELACION CON EL DERECHO DE PETICION-Reiteración de jurisprudencia
DEBER DE CONSERVACION DE ARCHIVOS Y
DOCUMENTOS DE ENTIDADES EN LIQUIDACION-Caso en que la demandante requiere la
constancia laboral para efectos de pensión
Puede observarse como las entidades que
tienen a su cargo la conservación de archivos adquieren el deber de garantizar
a los ciudadanos el acceso a los mismos. Incluso, aún después de liquidada la
entidad, el deber de conservación de los archivos subsiste en cabeza del
liquidador, el cual debe adelantar las gestiones pertinentes para la guarda y
conservación de los mismos, lo cual implica el deber jurídico de emplear todos
los medios técnicos y humanos que estén a su alcance para evitar su deterioro y
pérdida. La
Corte observa que entre la señora Fanny Rojas Losada y A&C Consultoría y
Auditoria Empresarial existe una relación de subordinación derivada de la
guarda y custodia, por parte de esta última, de los archivos del Hospital
Universitario Lorencita Villegas de Santos, como quiera que se encuentra demostrado
que la actora fue trabajadora del liquidado Hospital y a información requerida
es necesaria para obtener derechos laborales cuya titularidad radica en la
tutelante. Pese a que la propia entidad accionada encontró información que
demuestra la calidad de extrabajadora de la accionante, afirma no poseer entre
los archivos que tiene bajo su custodia, la información laboral solicitada por
la actora. Dicha situación compromete seriamente el ejercicio de otros derechos
de la peticionaria, pues la información laboral solicitada es requerida por la
accionante para acceder a la pensión de vejez.
Sentencia T-656/10
ARCHIVO PUBLICO Y DERECHO DE ACCESO A
INFORMACION PUBLICA
En lo concerniente
al archivo público, el deber del Estado en garantizar bajo diez principios
fundamentales de archivística, la responsabilidad de los servidores públicos en
la organización, conservación, uso y manejo de documentos, para servir a la
comunidad como soporte documentario y así poder garantizar la efectividad de
otros principios tales como el derecho a la información o el debido proceso
administrativo, que directa o indirectamente están ligados al servicio de
archivo. De manera tal que se logre facilitar la participación de la comunidad
y el control de los ciudadanos en las decisiones que los afecten. Igualmente se
señalan varias características de los documentos que conforman los archivos
dentro de las cuales se destacan las siguientes: (i). Son imprescindibles
para la toma de decisiones basadas en antecedentes. (ii). Constituyen una
herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y
cultural del Estado y la administración de justicia. (iii).Son elementos
fundamentales de la racionalidad de la administración pública. (iv). Se
desarrollan como agentes dinamizadores de la acción estatal. (v). Cumplen
una función probatoria, garantizadora y perpetuadora. Dentro de la normatividad
referente a la archivística, se deja clara la responsabilidad que tienen los
servidores públicos en cuanto a la guarda conservación y custodia de los
documentos. Tanto así que se exigen unos procedimientos especiales para el
trato de los documentos, que garanticen la integridad, autenticidad, veracidad
y fidelidad de la información que se contiene. De acuerdo a lo anterior se colige,
en primera medida, que por regla general todo ciudadano tiene derecho a acceder
a cualquier información pública, contenida en documentos a cargo de la
administración, siempre y cuando no esté protegida por reserva legal; y en
segundo lugar, todo funcionario público a cuyo cargo esté la custodia y cuidado
de los documentos de la administración, deberá garantizar a los administrados
su efectivo acceso.
DEBIDO PROCESO ADMINISTRATIVO Y
GARANTIA PARA QUE LOS ADMINISTRADOS OBTENGAN DE MANERA DILIGENTE Y OPORTUNA
INFORMACION O DOCUMENTOS QUE REQUIERAN
Lo que busca el debido proceso
administrativo, entre otros aspectos, es evitar que los servidores públicos
obstaculicen el correcto desarrollo de las actuaciones administrativas, así
como el ejercicio legítimo de los derechos de los particulares, garantizando de
esta forma que los administrados obtengan de manera diligente y oportuna la
información o documentos que requieran sin tener que soportar cargas que no les
corresponden.
RECONSTRUCCION DE DOCUMENTOS-Caso en que se
suscribió un acuerdo de pago de subsidios a comerciantes
Cuando un documento se encuentra bajo
la custodia y responsabilidad de la administración y por circunstancias
adversas desaparece impidiéndose su a acceso a los ciudadanos, asiste la
obligación de ordenar de manera ágil su reconstrucción para alivianar la carga
impuesta por la administración sin necesidad, pues de no ser así, se afectaría
directamente el derecho fundamental al debido proceso administrativo poniendo
en riesgo el acceso oportuno a la administración de justicia. La Sala
considera necesario hacer claridad sobre varios aspectos a saber: (i). El acta
suscrita entre la administración municipal y los comerciantes es un convenio.
(ii). Todo documento que emane de la administración municipal, según lo
señalado en nuestra Carta y en la normatividad de archivistica, debe
estar bajo el cuidado y custodia del órgano que lo emite, so pena de responder
ante su omisión. (iii). En cuanto a la argumentación dada por el Ad quem para
no conceder la protección invocada, se advierte que en ningún momento la
problemática a girado en torno a la no contestación por parte de la
administración, lo cual deja claro que no se ha violado el derecho de petición.
Contrario a esto, hay que destacar que la administración siempre manifestó que
dicho documento no está en su poder y por tanto no le era posible entregarlo.
Ahora bien, lo que se presenta en realidad en este caso es la vulneración al
debido proceso administrativo por parte de la Alcaldía, que al ser la encargada
de poseer, guardar y velar por la custodia de dicho documento, no lo haya
hecho, dificultando con su actuar el acceso efectivo por parte de los
ciudadanos a la administración de justicia. (iv) Como regla general, la
administración tiene la responsabilidad de garantizar la protección de los
derechos fundamentales de sus administrados, dentro de los cuales se encuentran
el debido proceso y el acceso a la justicia. En este caso, la Sala observa que
a pesar de haberse contestado por parte de la administración sobre la situación
del documento, su devolución nunca fue concretada a pesar de que es la Alcaldía
la directa responsable de su cuidado y custodia. Contrario sensu, se expusieron
evasivas y dilaciones injustificadas que muestran de parte de varios
funcionarios la vulneración del debido proceso desatendiendo la prontitud que
debe caracterizar los procedimientos de índole administrativo. Ahora bien, la
Sala observa que al ser responsabilidad de la Alcaldía la custodia del
documento al parecer extraviado, se hace necesario que de inmediato se realice
la reconstrucción del acta teniendo en cuenta el escrito contenido en el
expediente y las declaraciones rendidas por las personas vinculadas so pena de
ocasionar una vulneración mayor. En consecuencia se concluye que debe
ser amparado el derecho al debido proceso de los accionantes, como instrumento
para garantizar el efectivo acceso a la administración de justicia. Por ello,
se ordenará al representante legal del municipio, que en el término de las
cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la notificación de este fallo, inicie
la reconstrucción del expediente teniendo en cuenta que no podrá exceder el
termino de dos (2) meses para entregar el acta a los accionantes.
Sentencia T-398/15
ADMINISTRACION
DE DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS PUBLICOS-Contenido y alcance/ADMINISTRACION DE
DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS PUBLICOS-Importancia
Las
entidades públicas de cualquier orden son responsables de mantener la
información y, en especial, conservar los documentos que reposan en sus
archivos. Esa función, que implica obligaciones de acceso y conservación entre
otras, tiene trascendencia constitucional porque su ejercicio materializa los
derechos fundamentales de petición y habeas data, además, los datos que guardan
y administran, pueden permitir el goce efectivo de otros derechos por parte de
los titulares de la información.
MARCO NORMATIVO
· Ley
43 de 1913. Sobre uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
· Ley
594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones”.
·
Decreto 2578 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de
Archivos”.
·
Acuerdo 042 de 2002: por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas.
·
Acuerdo 05 de 2013, “Por el cual se establecen los criterios básicos para la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictas otras
disposiciones”.
·
Circular No. 004 de 2010. Estándares mínimos en procesos de administración de
archivos y gestión de documentos electrónicos.
·
Circular Externa No. 002 de 2012 - Adquisición de herramientas tecnológicas de
Gestión Documental.
·
Circular Externa No. 005 de 2012 - Procesos de digitalización y comunicaciones
oficiales electrónicas en la iniciativa cero papel. Preparado por Mary Jasmín Garzón Garcia Fuentes
Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles,
haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización
de la forma más rápida posible cuando sea necesario.
Una de las formas de mantener control sobre los documentos y su ubicación, es a través del inventario documental, herramienta que se constituye en un elemento importante en los archivos de gestión
Elaborado
por. Mary Jasmín Garzón García
Fuentes:
... via Definicion ABC
https://www.definicionabc.com/economia/inventario.php
A continuación presentamos una actividad lúdica de repaso, encontrará un juego que contiene palabras relacionadas con la técnicas de archivistica y gestión documental.
Click sobre la imagen que encuentra a continuación, para que pueda realizar su intento
El Decreto 2578 de 2012 Artículo 22. Establece el proceso
para la elaboración y aprobación de las tablas de retención documental y las
tablas de valoración documental, las cuales son el resultado del proceso de
valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las
privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder
público. El Artículo 24 establece los
Inventarios de documentos como responsabilidad de las entidades del Estado a
través del Secretario General o de otro funcionario de igual o superior
jerarquía, y del responsable del Archivo o quien haga sus veces, y el exigir la
entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en
poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o
culminen las obligaciones contractuales.
