Grupo de trabajo - PAPELES NO SON ARCHIVOS. Integrantes - MAYERLY PINEDA CASAS, HUGO JAMITH BENAVIDES UNIGARRO, MARISOL GAVIRIA OSPINA, MARY JASMIN GARZON GARCIA
La necesidad de acceder y consultar de forma frecuente la
información archivada, el volumen o importancia de la información que se genera
en las organizaciones, estimula la búsqueda de soluciones innovadoras que
ofrezcan ventajas y un valor añadido sobre los sistemas tradicionales de
archivo y almacenamiento.
Un
buen Programa de Gestión Documental, es un instrumento que ofrece, un
conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas, y normas que se deben
aplicar para gestionar los documentos, con un enfoque claro y sencillo; además,
permite estandarizar el proceso de Gestión Documental, de manera que las
actividades técnicas o procedimientos aplicados desde la planeación, hasta la
preservación de los documentos, siempre se desarrolle de la misma manera.
La finalidad de la gestión documental y archivos conlleva a;
disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información
institucional sea recuperable para uso de la Administración en el servicio al
ciudadano, para garantizar el derecho al acceso a la información en archivos y
como fuente de la Historia.
La responsabilidad en este tema es para todos, tanto los
servidores públicos o particulares son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos y reportarán ante las autoridades
competentes el uso de los mismos. Para dichos fines se requiere realizar el
Programa de Gestión Documental
Dentro del Proceso de gestión documental se define dentro de
la empresa como: las actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida o recibida
por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
El Estado Colombiano por medio de la rama legislativa ha
establecido la regulación en legislación documental, la cual se encarga de
regular, proteger y salvaguardar los diferentes documentos producidos en su
accionar a favor del bienestar de la sociedad, por tanto estos archivos son
evidencia de su accionar y tienen un valor histórico y cultural. La
Constitución política 1991, lo establece en sus artículos y define los
documentos de archivo como: Art 72 patrimonio de la Nación, Art 74 de acceso
documentos públicos. Art 23 de libre acceso, en relación con el derecho de
petición. Art 15 habbeas data como derecho al buen nombre, y a solicitar
rectificación de datos.
La ley general de archivos 594 de 2000 en su artículo 11
establece la obligatoriedad de la conformación de los archivos, de igual manera
en su artículo 22. establece el llevar procesos archivísticos. y en el artículo
23. la obligación de formar archivos en cada etapa del ciclo vital del
documento en: archivo de gestión, archivo central, Archivo histórico de
conservación permanente. En relación a lo anterior el Decreto 2578 de 2012
Artículo 26. Dispone la obligación de conformar archivos en entidades vigiladas
por el Estado. Y además de manera particular establece el deber para las
personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo vigilancia
del Estado deberán contar con un archivo institucional creado, organizado,
preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de
orden original, el ciclo vital de los documentos, y las normas que regulen a
cada sector así como las establecidas en la Ley 594 de 2000.
El Decreto 2578 de 2012 Artículo 22. Establece el proceso
para la elaboración y aprobación de las tablas de retención documental y las
tablas de valoración documental, las cuales son el resultado del proceso de
valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las
privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder
público. El Artículo 24 establece los
Inventarios de documentos como responsabilidad de las entidades del Estado a
través del Secretario General o de otro funcionario de igual o superior
jerarquía, y del responsable del Archivo o quien haga sus veces, y el exigir la
entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en
poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o
culminen las obligaciones contractuales.
Desafortunadamente
Colombia es un país que no se encuentra muy actualizado en cuanto los requerimientos
necesarios para la implementación de los sistemas de Gestión Documental, es muy
común el sistema tradicional que es una desventaja teniendo en cuenta que el
auge tecnológico avanza con rapidez y cada vez es mucho más importante en el
diario vivir.
Aunque
se han dado algunos pasos, se requiere de una formación constante y cada vez
más actualizada para que las entidades públicas, privadas y sus colaboradores
se ajusten a la normatividad de la archivística en Colombia, que les permita
contar con herramientas que ayuden a enfrentar
los retos que pone la Gestión Documental actual.
DIRECTRICES PARA
ESTRUCTURAR UN PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS
Este habla en general de temas de
importancia en la materia, los síntomas, los problemas y las oportunidades de
la administración de los documentos en las organizaciones; la evolución y la
consolidación de la gestione de documentos las tendencia s emergentes en el
manejo de documentos básicos, el modelo de gestión documenta, la estructura de
un programa de gestión documental, así como su implementación y desarrollo.
Vale la pena predominar el modelo metodológico que propone implementar un
programa de gestión de documentos administrativos. En los últimos años el manejo de documentos
en organizaciones públicas y privadas sufre una revolución debido a la
evolución de tecnología de la
información, así como miembros de organizaciones de información para el éxito
empresarial estas nos ofrecen un alto horizonte de posibilidades para gestionar información empresarial como la producción de documentos para el
desarrollo de negocios, Principalmente las herramientas ofimáticas para la
generación de documentos electrónicos, a partir de los 90 se vine implementados
la pruduccion de documentos electrónicos.
SINTOMAS, PROBLEMAS Y
OPORTUNIDADES
Los
problemas documentales en cualquier organización se manifiesta por una serie de
síntomas que si son identificados permiten de entrada optar por medidas para la solución de los efectos
causados algunos síntomas son
·Falta de coordinación en impresos y archivos
electrónicos.
·Coordinación en las funciones documentales.
· Perdida
de acceso a documentos necesarios.
·Lenta difusión en la información.
·Incrementos de sistemas corporativos.
EVOLUCION Y
CONSOLIDACION DEL TÉRMINO
Para las generaciones modernas de
archivistas es sorprendente que el termino gestión de documentos tenga su
génesis con posterioridad y finalidad de la segunda guerra mundial, este término se puede dividir en, fases o momentos este permitió
llegar a definir una subdisciplina de la misma con su propio objeto, fin y medio
de estudio: en la primera fase la gestión de documentos se definió como
administración aplicada, posteriormente se agregaron otros elementos a la
definición.
CICLO DEL DOCUMENTO
El desarrollo del concepto de
gestión de documentos en todas las áreas analizadas tiene un común denominador;
el ciclo de vida del documento como eje central de la gestión documental, todos
coinciden en afirmar que la gestión de documentos se aplica durante todo el ciclo de vida del
documento desde la producción de este hasta su disposición con fines de
conservación permanente o eliminación.
BENEFICIOS EN LA
GESTION DOCUMENTAL
Los beneficios se pueden
identificar como
* Reducción del volumen
documental.
* Mejorar en la eficiencia
administrativa.
* Incremento en la productividad
organizacional.
* Reducción de los costos de
infraestructura.
* Aprovechamiento de las
tecnologías.
LINEAMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
Se refieren a los principios que
des su origen han marcado la evolución del concepto los cuales se encuentran
definidos en los planteamientos de Ariel Ricks que se resumen en la
planificación, dirección, control y demás actividades administrativas.
LINEAMIENTOS CORPORATIVOS DE GESTIÓN DEL CAMBIO
Hay
que tener en cuenta que cuando se va implementar un programa de Gestión de
documentos, este trae implicaciones, entre ellos está la manera como los
miembros de la
organización se tomen ese nuevo cambio, sí, al principio muchos de los
trabajadores van a presentar resistencia porque es algo novedoso y al comienzo,
las cosas siempre nos van a parecer diferentes, pero a medida que pasa el
tiempo todo se va solucionar y se van adaptar al nuevo manejo.
Además
hay que tener cuenta que hay que convencer a los trabajadores de las ventajas
que este nuevo programa generan y convertir todas esas amenazas en
oportunidades
“No
pretendamos que las cosas cambien, si siempre hacemos lo mismo”. Einstein
EL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
De acuerdo
con Robergé (1992)
“La gestión de documentos se deben entender como un sistema que
tiene como objetivos
principales la eficacia y la
rentabilidad”
GESTIÓN
DE DOCUMENTOS:
Actividad gerencial orientada a la evaluación de procesos documentales, con el objeto
de racionalizar los recursos invertidos en la gestión de información empresarial,
buscando la eficiencia y la economía administrativas (Zapata,2001).
CALIDAD: «conjunto
de propiedades y características de
un producto o
servicio que le confieren
su aptitud para
satisfacer unas necesidades
expresadas o implícitas» Chain
Navarro (2001)
Para
tener éxito en las organizaciones se debe de fomentar la eficiencia y la efectividad de
los negocios, se
deben aplicar el concepto de Calidad anteriormente
definido, de esta manera la organización tendrá mejores oportunidades y seguirá
avanzando hasta alcanzar la visión en la creación de su empresa.
·¿Se ha hecho algún intento por
evaluar los costos derivados de errores,
defectos, desperdicios,
quejas de los
clientes, ventas perdidas,
etc.?·
·¿Es adecuada
la norma de
aplicación de administración de
la calidad y
se ha hecho
·¿Están debidamente
documentados y descritos los
sistemas de calidad
de la organización?
·El personal
ha recibido capacitación
sobre la reducción de
errores y como
enfrentar los problemas de
calidad?
Si alguno
de los interrogantes
anteriormente planteados es respondido afirmativamente o no fue posible su
solución, significa que la organización requiere implementar
un sistema de
gestión de localidad aplicado al manejo de los
documentos.
No es posible
implementar un Programa
de Gestión de Documentos si el mismo no responde a los
objetivos y metas institucionales así como al plan estratégico de la
organización.
DIRECTRICES PARA ESTRUCTURAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS EN LAS ORGANIZACIONES
SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD: conjunto de
la estructura organizativa,
las responsabilidades, los procesos
y los recursos
que se establecen para
llevar a cabo
una gestión de calidad
que proporcione confianza; sus elementos son:
·La política y los objetivos de
calidad.
·Una estructura
organizativa clara
·Definición de forma explícita
de responsabilidades y alcance
de la autoridad
de todo el personal
·El equipamiento y recursos
humanos apropiados.
·Los documentos
que describen el
sistema de calidad.
SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
se puede
entender como el conjunto de los
procesos, recursos y la tecnología que se establecen para lograr un proceso
fluido de documentos en una organización,
desde su creación,
pasando por su utilización y
conservación, hasta su
destino final, con el fin de
garantizar a los diferentes niveles dela empresa, información confiable y
oportuna para la toma de
decisiones, sus elementos son:
·Las políticas (directrices y
normas) y los objetivos del sistema.
·Una estructura
organizativa clara.
·Definición de forma explícita
de responsabilidades y alcance
de la autoridad
de todo el personal
en cuanto a
la gestión de documentos.
·La tecnología,
el equipamiento y
los recursos humanos apropiados.
·Los procedimientos que
describen adecuadamente el sistema
de gestión documental.
PRINCIPIOS RECTORES DE LA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS:
se refieren a las
consideraciones administrativas de
la gestión de documentos
en aspectos como
la transparencia dela
administración, la simplificación y
la eficiencia de la
administración
PRINCIPIOS ECONÓMICOS:
hacen relación a las
consideraciones de tipo económico de la gestión de documentos como,
por ejemplo, la
reducción de costos derivados del
papeleo, la racionalización delos
recursos destinados para
la gestión del documento, etc.
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS:
considerados la base
del programa; se refieren
a los principios
consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión
de documentos. Estos
son: el concepto de
archivo total, el ciclo vital del documento, el respeto de la
procedencia y el orden natural.
ESTRUCTURA BÁSICA DEL PGD
Se recomienda
estructurar el Programa
de Gestión de Documentos en tres
subprogramas, siguiendo las directrices de la UNESCO: Producción y Elaboración
de Documentos, Utilización
y Conservación; Evaluación y
Disposición.
Antes
de desarrollar estos tres
subprogramas, se debe
contar con un
órgano coordinador de la
gestión de documentos
y un conjunto de directrices que
faciliten el planeamiento de la documentación.
ÓRGANO COORDINADOR:
es preciso que
la gestión de documentos, para que sea efectiva, cuente
con unórgano coordinador que
garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se
definan las políticas generales de la
gestión documental en
cada organización.
PLANEAMIENTO DE
LA DOCUMENTACIÓN:
conjunto de directrices administrativas para
garantizar una adecuada gestión
de los documentos en la entidad
PRODUCCIÓN Y
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS:
directrices relativas a la producción y recepción del documento: gestión de correspondencia,
gestión del correo, gestión de
informes, etc.
CONSERVACIÓN Y
UTILIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS: directrices relativas a la
adecuada conservación delos
documentos, su forma
de almacenamiento, condiciones de
uso, privacidad de
la información,etc.
EVALUACIÓN Y
DISPOSICIÓN: directrices sobre la
valoración de los
documentos con miras
a su eliminación sistemática
y periódica o su conservación
definitiva con fines históricos y culturales.
PLANEACIÓN DEL PGD
Debe
ser un plan a mediano y largo
plazo, el cual
debe estar en en etapas
para garantizar el
logro delos objetivos
generales y específicos.
GESTIÓN:
La gestión debe
ser considerada la
parte más importantes del
PGD, por cuanto
es la que
le da cohesión al
plan escrito y
a las directrices formuladas. Implica
el seguimiento sobre
el logro de los objetivos, el
cumplimiento de las fechas, la gestión
de los recursos
y todas las
actividades administrativas
de dirección del
PGD
·Definición del órgano de
coordinación del PGD.
·Conformación de
un comité de
seguimiento.
·Equipo de
trabajo.
·Contratación de
una consultoría externa.
IMPLEMENTACIÓN: Laimplementaciónsignificalaasignaciónde responsabilidadesdentrodelaorganización,la definición de roles y el establecimiento de objetivos a corto mediano
y largo plazo.
Preparado por Marisol Gaviria Ospina y Mayerly Pineda Casas
El Decreto 2578 de 2012 Artículo 22. Establece el proceso
para la elaboración y aprobación de las tablas de retención documental y las
tablas de valoración documental, las cuales son el resultado del proceso de
valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las
privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder
público. El Artículo 24 establece los
Inventarios de documentos como responsabilidad de las entidades del Estado a
través del Secretario General o de otro funcionario de igual o superior
jerarquía, y del responsable del Archivo o quien haga sus veces, y el exigir la
entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en
poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o
culminen las obligaciones contractuales.
