CONCEPTOS
CONCEPTO 2499
LAS ENTIDADES VIGILADAS POR LA SIC, SIN IMPORTAR SU NATURALEZA DEBEN CUMPLIR
CON LA NORMAS SOBRE GESTION DOCUMENTAL
Tema:
Sujetos obligados al cumplimiento de la gestión documental
Concepto: 285016 de febrero 11 de 205
Entidad: Superintendencia de Industria y Comercio
Concepto: 285016 de febrero 11 de 205
Entidad: Superintendencia de Industria y Comercio
Frente a la duda sobre la aplicabilidad de la Resolución 8934 de
2014 "Por la cual se establecen las directrices en materia de gestión
documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la
Superintendencia de Industria y Comercio", es menester indicar que
independientemente de que las empresas sean privadas, al momento de estar
señaladas dentro de las entidades bajo vigilancia de la SIC, estarán obligadas
a acogerse a la normatividad expedida por la entidad, para el caso en concreto
la referida al comienzo.
JURISPRUDENCIA
Sentencia T-198/15
PRINCIPIO DE SUBSIDIARIEDAD COMO
REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD DE LA ACCION DE TUTELA-Reiteración de
jurisprudencia
DERECHO AL HABEAS DATA Y DERECHO A LA
INFORMACION
La
jurisprudencia de la Corte Constitucional ha
señalado que el habeas data es un derecho
constitucional fundamental
autónomo, estrechamente relacionado con otros parámetros
constitucionales como lo son el derecho de petición, el derecho de información,
el derecho de acceso a la información pública y los principios constitucionales
que orientan la función administrativa. Este
derecho fundamental implica deberes de conservación documental a cargo de las
entidades que custodian y administran la información contenida en archivos y bases
de datos, necesaria para acceder al goce efectivo de otros derechos
fundamentales. Así, los datos personales, la información laboral, información
médica, información financiera y de otra índole contenida en archivos y bases
de datos, son la fuente primaria para determinar el acceso o el alcance de
ciertos derechos o el cumplimiento de los requisitos para el reconocimiento de
derechos y prestaciones sociales.
Sentencia T-1016/10
ACCION DE TUTELA CONTRA PARTICULARES EN
RELACION CON EL DERECHO DE PETICION-Reiteración de jurisprudencia
DEBER DE CONSERVACION DE ARCHIVOS Y
DOCUMENTOS DE ENTIDADES EN LIQUIDACION-Caso en que la demandante requiere la
constancia laboral para efectos de pensión
Puede observarse como las entidades que
tienen a su cargo la conservación de archivos adquieren el deber de garantizar
a los ciudadanos el acceso a los mismos. Incluso, aún después de liquidada la
entidad, el deber de conservación de los archivos subsiste en cabeza del
liquidador, el cual debe adelantar las gestiones pertinentes para la guarda y
conservación de los mismos, lo cual implica el deber jurídico de emplear todos
los medios técnicos y humanos que estén a su alcance para evitar su deterioro y
pérdida. La
Corte observa que entre la señora Fanny Rojas Losada y A&C Consultoría y
Auditoria Empresarial existe una relación de subordinación derivada de la
guarda y custodia, por parte de esta última, de los archivos del Hospital
Universitario Lorencita Villegas de Santos, como quiera que se encuentra demostrado
que la actora fue trabajadora del liquidado Hospital y a información requerida
es necesaria para obtener derechos laborales cuya titularidad radica en la
tutelante. Pese a que la propia entidad accionada encontró información que
demuestra la calidad de extrabajadora de la accionante, afirma no poseer entre
los archivos que tiene bajo su custodia, la información laboral solicitada por
la actora. Dicha situación compromete seriamente el ejercicio de otros derechos
de la peticionaria, pues la información laboral solicitada es requerida por la
accionante para acceder a la pensión de vejez.
Sentencia T-656/10
ARCHIVO PUBLICO Y DERECHO DE ACCESO A
INFORMACION PUBLICA
En lo concerniente
al archivo público, el deber del Estado en garantizar bajo diez principios
fundamentales de archivística, la responsabilidad de los servidores públicos en
la organización, conservación, uso y manejo de documentos, para servir a la
comunidad como soporte documentario y así poder garantizar la efectividad de
otros principios tales como el derecho a la información o el debido proceso
administrativo, que directa o indirectamente están ligados al servicio de
archivo. De manera tal que se logre facilitar la participación de la comunidad
y el control de los ciudadanos en las decisiones que los afecten. Igualmente se
señalan varias características de los documentos que conforman los archivos
dentro de las cuales se destacan las siguientes: (i). Son imprescindibles
para la toma de decisiones basadas en antecedentes. (ii). Constituyen una
herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y
cultural del Estado y la administración de justicia. (iii).Son elementos
fundamentales de la racionalidad de la administración pública. (iv). Se
desarrollan como agentes dinamizadores de la acción estatal. (v). Cumplen
una función probatoria, garantizadora y perpetuadora. Dentro de la normatividad
referente a la archivística, se deja clara la responsabilidad que tienen los
servidores públicos en cuanto a la guarda conservación y custodia de los
documentos. Tanto así que se exigen unos procedimientos especiales para el
trato de los documentos, que garanticen la integridad, autenticidad, veracidad
y fidelidad de la información que se contiene. De acuerdo a lo anterior se colige,
en primera medida, que por regla general todo ciudadano tiene derecho a acceder
a cualquier información pública, contenida en documentos a cargo de la
administración, siempre y cuando no esté protegida por reserva legal; y en
segundo lugar, todo funcionario público a cuyo cargo esté la custodia y cuidado
de los documentos de la administración, deberá garantizar a los administrados
su efectivo acceso.
DEBIDO PROCESO ADMINISTRATIVO Y
GARANTIA PARA QUE LOS ADMINISTRADOS OBTENGAN DE MANERA DILIGENTE Y OPORTUNA
INFORMACION O DOCUMENTOS QUE REQUIERAN
Lo que busca el debido proceso
administrativo, entre otros aspectos, es evitar que los servidores públicos
obstaculicen el correcto desarrollo de las actuaciones administrativas, así
como el ejercicio legítimo de los derechos de los particulares, garantizando de
esta forma que los administrados obtengan de manera diligente y oportuna la
información o documentos que requieran sin tener que soportar cargas que no les
corresponden.
RECONSTRUCCION DE DOCUMENTOS-Caso en que se
suscribió un acuerdo de pago de subsidios a comerciantes
Cuando un documento se encuentra bajo
la custodia y responsabilidad de la administración y por circunstancias
adversas desaparece impidiéndose su a acceso a los ciudadanos, asiste la
obligación de ordenar de manera ágil su reconstrucción para alivianar la carga
impuesta por la administración sin necesidad, pues de no ser así, se afectaría
directamente el derecho fundamental al debido proceso administrativo poniendo
en riesgo el acceso oportuno a la administración de justicia. La Sala
considera necesario hacer claridad sobre varios aspectos a saber: (i). El acta
suscrita entre la administración municipal y los comerciantes es un convenio.
(ii). Todo documento que emane de la administración municipal, según lo
señalado en nuestra Carta y en la normatividad de archivistica, debe
estar bajo el cuidado y custodia del órgano que lo emite, so pena de responder
ante su omisión. (iii). En cuanto a la argumentación dada por el Ad quem para
no conceder la protección invocada, se advierte que en ningún momento la
problemática a girado en torno a la no contestación por parte de la
administración, lo cual deja claro que no se ha violado el derecho de petición.
Contrario a esto, hay que destacar que la administración siempre manifestó que
dicho documento no está en su poder y por tanto no le era posible entregarlo.
Ahora bien, lo que se presenta en realidad en este caso es la vulneración al
debido proceso administrativo por parte de la Alcaldía, que al ser la encargada
de poseer, guardar y velar por la custodia de dicho documento, no lo haya
hecho, dificultando con su actuar el acceso efectivo por parte de los
ciudadanos a la administración de justicia. (iv) Como regla general, la
administración tiene la responsabilidad de garantizar la protección de los
derechos fundamentales de sus administrados, dentro de los cuales se encuentran
el debido proceso y el acceso a la justicia. En este caso, la Sala observa que
a pesar de haberse contestado por parte de la administración sobre la situación
del documento, su devolución nunca fue concretada a pesar de que es la Alcaldía
la directa responsable de su cuidado y custodia. Contrario sensu, se expusieron
evasivas y dilaciones injustificadas que muestran de parte de varios
funcionarios la vulneración del debido proceso desatendiendo la prontitud que
debe caracterizar los procedimientos de índole administrativo. Ahora bien, la
Sala observa que al ser responsabilidad de la Alcaldía la custodia del
documento al parecer extraviado, se hace necesario que de inmediato se realice
la reconstrucción del acta teniendo en cuenta el escrito contenido en el
expediente y las declaraciones rendidas por las personas vinculadas so pena de
ocasionar una vulneración mayor. En consecuencia se concluye que debe
ser amparado el derecho al debido proceso de los accionantes, como instrumento
para garantizar el efectivo acceso a la administración de justicia. Por ello,
se ordenará al representante legal del municipio, que en el término de las
cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la notificación de este fallo, inicie
la reconstrucción del expediente teniendo en cuenta que no podrá exceder el
termino de dos (2) meses para entregar el acta a los accionantes.
Sentencia T-398/15
ADMINISTRACION
DE DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS PUBLICOS-Contenido y alcance/ADMINISTRACION DE
DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS PUBLICOS-Importancia
Las
entidades públicas de cualquier orden son responsables de mantener la
información y, en especial, conservar los documentos que reposan en sus
archivos. Esa función, que implica obligaciones de acceso y conservación entre
otras, tiene trascendencia constitucional porque su ejercicio materializa los
derechos fundamentales de petición y habeas data, además, los datos que guardan
y administran, pueden permitir el goce efectivo de otros derechos por parte de
los titulares de la información.
MARCO NORMATIVO
· Ley
43 de 1913. Sobre uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
· Ley
594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones”.
·
Decreto 2578 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de
Archivos”.
·
Acuerdo 042 de 2002: por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas.
·
Acuerdo 05 de 2013, “Por el cual se establecen los criterios básicos para la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictas otras
disposiciones”.
·
Circular No. 004 de 2010. Estándares mínimos en procesos de administración de
archivos y gestión de documentos electrónicos.
·
Circular Externa No. 002 de 2012 - Adquisición de herramientas tecnológicas de
Gestión Documental.
·
Circular Externa No. 005 de 2012 - Procesos de digitalización y comunicaciones
oficiales electrónicas en la iniciativa cero papel.
Preparado por Mary Jasmín Garzón Garcia
Fuentes
Preparado por Mary Jasmín Garzón Garcia
Fuentes
http://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2015/T-198-15.htm
http://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2010/t-1016-10.htm
http://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2010/T-656-10.htm
http://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2010/T-398/15.htm
http://www.confecamaras.org.co/servicios/conceptos-juridicos/337-febrero-15-de-2015-conceptos-doctrina-y-jurisprudencia
