ORGANIZACION DOCUMENTAL
CLASIFICACION Y ORDENACIÓN
El
principio de procedencia y orden original, surgió en Francia en 1841, luego de
la revolución.
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
El principio de procedencia se
refiere a quien creó o usó un documento y de dónde viene, refiere a la oficina de origen
de los documentos; de esta manera los documentos de instituciones o
particulares, se administran por separado, no deben mezclarse.
El principio de orden original o
histórico se refiere a la secuencia los procedimientos para expedir un
documento, es la relación causa efecto con cual documento se inicia y con cual
se termina.
CLASIFICACION DOCUMENTAL
Es agrupar los documentos jerárquicamente desde los más
amplios a los más específicos, la actividad se realiza por clases, de acuerdo
con los principios de procedencia y orden original.
Debe seguirse una clasificación estable, clara y que perdure
en el tiempo
Existen tres tipos de clasificación:
- La clasificación funcional: de acuerdo a las actividades que produjeron los documentos
- La clasificación orgánica: por la división u oficina que produjo esos documentos.
- Clasificación orgánico-funcional: por oficina que produjo esos documentos y a que proceso pertenece. Clasificando desde arriba:
ORDENACION DOCUMENTAL
Es el siguiente paso una vez un documento se recibe, se
clasifica, se ordena. Se ordena los documentos dentro de la carpeta y se
rotula, definiendo el criterio.
Tipos de ordenación:
- La ordenación cronológica: se ordena basado en la fecha: año, mes, día.
- La ordenación alfabética: se toma como referencia una palabra que describa el expediente y se ordena según la letra del alfabeto.
- La ordenación numérica: responde a un número asignado por la oficina de registro de documentos.
- La ordenación sistemática: se toma para ordenar un código asignado a cada expediente.
Elaborado por Hugo Jamith Benavides Unigarro
