Grupo de trabajo - PAPELES NO SON ARCHIVOS. Integrantes - MAYERLY PINEDA CASAS, HUGO JAMITH BENAVIDES UNIGARRO, MARISOL GAVIRIA OSPINA, MARY JASMIN GARZON GARCIA
El
principio de procedencia y orden original, surgió en Francia en 1841, luego de
la revolución.
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
El principio de procedencia se
refiere a quien creó o usó un documento y de dónde viene, refiere a la oficina de origen
de los documentos; de esta manera los documentos de instituciones o
particulares, se administran por separado, no deben mezclarse.
El principio de orden original o
histórico se refiere a la secuencia los procedimientos para expedir un
documento, es la relación causa efecto con cual documento se inicia y con cual
se termina.
CLASIFICACION DOCUMENTAL
Es agrupar los documentos jerárquicamente desde los más
amplios a los más específicos, la actividad se realiza por clases, de acuerdo
con los principios de procedencia y orden original.
Debe seguirse una clasificación estable, clara y que perdure
en el tiempo
Existen tres tipos de clasificación:
La clasificación funcional: de acuerdo a las actividades que produjeron los documentos
La clasificación orgánica: por la división u oficina que produjo esos documentos.
Clasificación orgánico-funcional: por oficina que produjo esos documentos y a que proceso pertenece. Clasificando desde arriba:
fondo, sección,
serie,subserie, fondo
ORDENACION DOCUMENTAL
Es el siguiente paso una vez un documento se recibe, se
clasifica, se ordena. Se ordena los documentos dentro de la carpeta y se
rotula, definiendo el criterio.
Tipos de ordenación:
La ordenación cronológica: se ordena basado en
la fecha: año, mes, día.
La ordenación alfabética: se toma como
referencia una palabra que describa el expediente y se ordena según la letra
del alfabeto.
La ordenación numérica: responde a un número
asignado por la oficina de registro de documentos.
La ordenación sistemática: se toma para ordenar
un código asignado a cada expediente.
Podremos evidenciar aspectos básicos de la archivística y la gestión documental, encontraremos conceptos de documento y archivo, así como las fases del archivo que ayudarán en el buen desempeño de la gestión documental.
EL DOCUMENTO
CONCEPTO DE ARCHIVO
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Preparado por Marisol Gaviria Ospina Fuentes. Cartilla semana 2
Con los griegos y los romanos la
vida pública se fue haciendo más activa y complicada. La importancia que se concedió a los
archivos viene dada por la aparición de los archiveros, areópagos en Grecia y
censores en Roma. Los archivos cobran
importancia por su doble utilidad: administrativa y jurídica.
En Egipto, en Nínive, en el palacio de
Asurbanipal había órdenes gubernamentales, sentencias judiciales y contratos en
numerosas tablillas de arcilla con inscripciones cuneiformes que se pueden
datar en torno al siglo VII A.C.
En Grecia, los templos fueron los primeros en
reunir los archivos, así, en Atenas cada magistrado velaba por sus archivos, que
estaban instalados en el Archeion, es
decir, la sede de la magistratura.
EDAD MEDIA
Se dan altibajos respecto a los archivos y la
archivística (como inicio de gestación). Es decir: • Alta Edad Media: Existe la
incertidumbre en el concepto de archivo y biblioteca. • Baja Edad Media (Siglo
XIII), se regresa al concepto del derecho romano y del procedimiento
administrativo. Es un período donde se: - Efectúa la agrupación documental a
base de cartulario, donde los documentos solemnes son conservados
En la Edad Media comienzan a aparecer los
primeros archivos municipales. En las repoblaciones, los reyes y la nobleza
establecen privilegios y franquicias en las Cartas Pueblas y eran documentos
que había que guardar. Y así nacen los primeros concejos y los primeros
archivos municipales.
La diversificación administrativa provoca un aumento
del volumen documental y una extensión
de la red de archivos. Esta
creciente complejidad favorece una evolución
de las técnicas archivísticas (generalización
de la práctica del registro de documentos, enriquecimiento de los sistemas de clasificación), así como nuevos retos derivados de la necesidad de procurarse una información que
se convierta en vital en el marco de unos archivos que crecen hasta provocar problemas
de almacenamiento.
EDAD CONTEMPORÁNEA
El mundo de los archivos experimentó una serie
de transformaciones que en el futuro constituyeron los referentes de que
configuran la archivística contemporánea.
Siglo XIX y el desarrollo
del principio de procedencia. - Enunciación del principio de procedencia, 1841,
Natalis de Wailly. Este principio consiste en separar los fondos de cada
administración y de cada oficina - La formulación del principio de procedencia
en la obra de los teóricos Müller, Feith y Fruim, define el archivo como el
conjunto de documentos recibidos o producidos por un órgano.
El Siglo XX. El desarrollo de la archivística. - Mundet en un
principio consideraba a la Archivística como una disciplina (en el siglo XIX),
pero, ya se la puede considerar como una ciencia en constante evolución. -
Heredia la considera primero como una técnica empírica, pero a diferencia de
Mundet le va a dar ahora dos tipos de consideraciones: o Disciplina
independiente. o Ciencia auxiliar de la historia.
ORIGEN DE LOS ARCHIVOS EN COLOMBIA
La implementación y desarrollo de la archivistica es un tema trascendental para un estado, constituyen la memoria de un país y garantiza el cumplimiento de algunos derechos constitucionales. A continuación veremos una breve reseña de archivistica en Colombia
