LOS ARCHIVOS Y SU COMPONENTE LEGAL

La normatividad en temas archivísticos en Colombia es bastante extensa, lo cual ha permitido que nuestro país sea un abanderado de los archivos y la archivística a nivel latinoamericano, muy por encima de México, Argentina o Chile, entre otros.

Preparado por Mayerly Pineda Casas
Fuente.  Cartilla semana 7

CONCEPTOS, DOCTRINA Y JURISPRUDENCIA

CONCEPTOS

CONCEPTO 2499

LAS ENTIDADES VIGILADAS POR LA SIC, SIN IMPORTAR SU NATURALEZA DEBEN CUMPLIR CON LA NORMAS SOBRE GESTION DOCUMENTAL

Tema: Sujetos obligados al cumplimiento de la gestión documental
Concepto: 285016 de febrero 11 de 205
Entidad: Superintendencia de Industria y Comercio

Frente a la duda sobre la aplicabilidad de la Resolución 8934 de 2014 "Por la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio", es menester indicar que independientemente de que las empresas sean privadas, al momento de estar señaladas dentro de las entidades bajo vigilancia de la SIC, estarán obligadas a acogerse a la normatividad expedida por la entidad, para el caso en concreto la referida al comienzo.

JURISPRUDENCIA

Sentencia T-198/15

PRINCIPIO DE SUBSIDIARIEDAD COMO REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD DE LA ACCION DE TUTELA-Reiteración de jurisprudencia 

DERECHO AL HABEAS DATA Y DERECHO A LA INFORMACION

La jurisprudencia de la Corte Constitucional ha señalado que el habeas data es un derecho constitucional fundamental autónomo, estrechamente relacionado con otros parámetros constitucionales como lo son el derecho de petición, el derecho de información, el derecho de acceso a la información pública y los principios constitucionales que orientan la función administrativa. Este derecho fundamental implica deberes de conservación documental a cargo de las entidades que custodian y administran la información contenida en archivos y bases de datos, necesaria para acceder al goce efectivo de otros derechos fundamentales. Así, los datos personales, la información laboral, información médica, información financiera y de otra índole contenida en archivos y bases de datos, son la fuente primaria para determinar el acceso o el alcance de ciertos derechos o el cumplimiento de los requisitos para el reconocimiento de derechos y prestaciones sociales.

Sentencia T-1016/10

ACCION DE TUTELA CONTRA PARTICULARES EN RELACION CON EL DERECHO DE PETICION-Reiteración de jurisprudencia

DEBER DE CONSERVACION DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS DE ENTIDADES EN LIQUIDACION-Caso en que la demandante requiere la constancia laboral para efectos de pensión

Puede observarse como las entidades que tienen a su cargo la conservación de archivos adquieren el deber de garantizar a los ciudadanos el acceso a los mismos. Incluso, aún después de liquidada la entidad, el deber de conservación de los archivos subsiste en cabeza del liquidador, el cual debe adelantar las gestiones pertinentes para la guarda y conservación de los mismos, lo cual implica el deber jurídico de emplear todos los medios técnicos y humanos que estén a su alcance para evitar su deterioro y pérdida. La Corte observa que entre la señora Fanny Rojas Losada y A&C Consultoría y Auditoria Empresarial existe una relación de subordinación derivada de la guarda y custodia, por parte de esta última, de los archivos del Hospital Universitario Lorencita Villegas de Santos, como quiera que se encuentra demostrado que la actora fue trabajadora del liquidado Hospital y a información requerida es necesaria para obtener derechos laborales cuya titularidad radica en la tutelante. Pese a que la propia entidad accionada encontró información que demuestra la calidad de extrabajadora de la accionante, afirma no poseer entre los archivos que tiene bajo su custodia, la información laboral solicitada por la actora. Dicha situación compromete seriamente el ejercicio de otros derechos de la peticionaria, pues la información laboral solicitada es requerida por la accionante para acceder a la pensión de vejez.

Sentencia T-656/10

ARCHIVO PUBLICO Y DERECHO DE ACCESO A INFORMACION PUBLICA 

En lo concerniente al archivo público, el deber del Estado en garantizar bajo diez principios fundamentales de archivística, la responsabilidad de los servidores públicos en la organización, conservación, uso y manejo de documentos, para servir a la comunidad como soporte documentario y así poder garantizar la efectividad de otros principios tales como el derecho a la información o el debido proceso administrativo, que directa o indirectamente están ligados al servicio de archivo. De manera tal que se logre facilitar la participación de la comunidad y el control de los ciudadanos en las decisiones que los afecten. Igualmente se señalan varias características de los documentos que conforman los archivos dentro de las cuales se destacan las siguientes: (i).  Son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. (ii). Constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia. (iii).Son elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública. (iv). Se desarrollan como agentes dinamizadores de la acción estatal. (v).  Cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora. Dentro de la normatividad referente a la archivística, se deja clara la responsabilidad que tienen los servidores públicos en cuanto a la guarda conservación y custodia de los documentos. Tanto así que se exigen unos procedimientos especiales para el trato de los documentos, que garanticen la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información que se contiene. De acuerdo a lo anterior se colige, en primera medida, que por regla general todo ciudadano tiene derecho a acceder a cualquier información pública, contenida en documentos a cargo de la administración, siempre y cuando no esté protegida por reserva legal; y en segundo lugar, todo funcionario público a cuyo cargo esté la custodia y cuidado de los documentos de la administración, deberá garantizar a los administrados su efectivo acceso.

DEBIDO PROCESO ADMINISTRATIVO Y GARANTIA PARA QUE LOS ADMINISTRADOS OBTENGAN DE MANERA DILIGENTE Y OPORTUNA INFORMACION O DOCUMENTOS QUE REQUIERAN

Lo que busca el debido proceso administrativo, entre otros aspectos, es evitar que los servidores públicos obstaculicen el correcto desarrollo de las actuaciones administrativas, así como el ejercicio legítimo de los derechos de los particulares, garantizando de esta forma que los administrados obtengan de manera diligente y oportuna la información o documentos que requieran sin tener que soportar cargas que no les corresponden.

RECONSTRUCCION DE DOCUMENTOS-Caso en que se suscribió un acuerdo de pago de subsidios a comerciantes

Cuando un documento se encuentra bajo la custodia y responsabilidad de la administración y por circunstancias adversas desaparece impidiéndose su a acceso a los ciudadanos, asiste la obligación de ordenar de manera ágil su reconstrucción para alivianar la carga impuesta por la administración sin necesidad, pues de no ser así, se afectaría directamente el derecho fundamental al debido proceso administrativo poniendo en riesgo el acceso oportuno a la administración de justicia. La Sala considera necesario hacer claridad sobre varios aspectos a saber: (i). El acta suscrita entre la administración municipal y los comerciantes es un convenio. (ii). Todo documento que emane de la administración municipal, según lo señalado en nuestra Carta y  en la normatividad de archivistica, debe estar bajo el cuidado y custodia del órgano que lo emite, so pena de responder ante su omisión. (iii). En cuanto a la argumentación dada por el Ad quem para no conceder la protección invocada, se advierte que en ningún momento la problemática a girado en torno a la no contestación por parte de la administración, lo cual deja claro que no se ha violado el derecho de petición. Contrario a esto, hay que destacar que la administración siempre manifestó que dicho documento no está en su poder y por tanto no le era posible entregarlo. Ahora bien, lo que se presenta en realidad en este caso es la vulneración al debido proceso administrativo por parte de la Alcaldía, que al ser la encargada de poseer, guardar y velar por la custodia de dicho documento, no lo haya hecho, dificultando con su actuar el acceso efectivo por parte de los ciudadanos a la administración de justicia. (iv) Como regla general, la administración tiene la responsabilidad de garantizar la protección de los derechos fundamentales de sus administrados, dentro de los cuales se encuentran el debido proceso y el acceso a la justicia. En este caso, la Sala observa que a pesar de haberse contestado por parte de la administración sobre la situación del documento, su devolución nunca fue concretada a pesar de que es la Alcaldía la directa responsable de su cuidado y custodia. Contrario sensu, se expusieron evasivas y dilaciones injustificadas que muestran de parte de varios funcionarios la vulneración del debido proceso desatendiendo la prontitud que debe caracterizar los procedimientos de índole administrativo. Ahora bien, la Sala observa que al ser responsabilidad de la Alcaldía la custodia del documento al parecer extraviado, se hace necesario que de inmediato se realice la reconstrucción del acta teniendo en cuenta el escrito contenido en el expediente y las declaraciones rendidas por las personas vinculadas so pena de ocasionar una vulneración mayor. En consecuencia se concluye que debe ser amparado el derecho al debido proceso de los accionantes, como instrumento para garantizar el efectivo acceso a la administración de justicia. Por ello, se ordenará al representante legal del municipio, que en el término de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la notificación de este fallo, inicie la reconstrucción del expediente teniendo en cuenta que no podrá exceder el termino de dos (2) meses para entregar el acta a los accionantes.

Sentencia T-398/15

ADMINISTRACION DE DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS PUBLICOS-Contenido y alcance/ADMINISTRACION DE DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS PUBLICOS-Importancia

Las entidades públicas de cualquier orden son responsables de mantener la información y, en especial, conservar los documentos que reposan en sus archivos. Esa función, que implica obligaciones de acceso y conservación entre otras, tiene trascendencia constitucional porque su ejercicio materializa los derechos fundamentales de petición y habeas data, además, los datos que guardan y administran, pueden permitir el goce efectivo de otros derechos por parte de los titulares de la información.

MARCO NORMATIVO

· Ley 43 de 1913. Sobre uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

· Ley 594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

· Decreto 2578 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos”.

· Acuerdo 042 de 2002: por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas.

· Acuerdo 05 de 2013, “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictas otras disposiciones”.

· Circular No. 004 de 2010. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos.

· Circular Externa No. 002 de 2012 - Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.

· Circular Externa No. 005 de 2012 - Procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en la iniciativa cero papel.


Preparado por Mary Jasmín Garzón Garcia
Fuentes

http://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2015/T-198-15.htm

http://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2010/t-1016-10.htm

http://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2010/T-656-10.htm

http://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2010/T-398/15.htm

http://www.confecamaras.org.co/servicios/conceptos-juridicos/337-febrero-15-de-2015-conceptos-doctrina-y-jurisprudencia

INVENTARIOS DOCUMENTALES

Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario. 

Una de las formas de mantener control sobre los documentos  y su ubicación, es a través del inventario documental, herramienta que se constituye en un elemento importante  en los archivos de gestión 

Elaborado por.  Mary Jasmín Garzón García

Fuentes:  

... via Definicion ABC https://www.definicionabc.com/economia/inventario.php

http://www.terminaldetransporte.gov.co/wp-content/uploads/2015/02/GDA-IN01-DILIGENCIAMIENTO-FORMATO-UNICO-DE-INVENTARIO-DOCUMENTAL.pdf

www.inea.gob.mx/.../pdf/FORMATO_INVENTARIO_DOCUMENTAL_INEA.pdf

Cartilla semana 6

ACTIVIDAD DE REPASO

A continuación presentamos una actividad lúdica de repaso, encontrará un juego que contiene palabras relacionadas con la técnicas de archivistica y gestión documental.

Click sobre la imagen que encuentra a continuación, para que pueda realizar su intento 

Preparado por:  Hugo Jamith Benavides Unigarro 

Fuentes.  Lecturas y actividad repaso semana 6

DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

Los programas de gestión documental se enmarcan como los procesos archivísticos sistemáticos que comprenden el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a lograr el eficiente y eficaz manejo en la organización de la documentación producida y recibida por una entidad con el objeto de facilitar su producción, trámite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final, además estos procesos incluyen sistemas automatizados de organización de los documentos y en estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo que desde la misma unidad de correspondencia se da el desarrollo a todo el trámite del manejo documental. 

Contamos con un equipo de profesionales con amplia experiencia en el desarrollo e implementación de Sistemas de Información y Servicios en Administración Documental. 

DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL

                          

La digitación de documentos permite a las empresas ordenar sus documentos importantes, almacenarlos de una forma segura y recuperarlos con tiempos y costos óptimos; digitamos aquellos documentos físicos que así lo requieran, transformándolos en imágenes que pueden ser consultadas por los clientes vía web. 

Elaborado por Mayerly Pineda Casas

fuente   http://www.rafaelvarela.com/servicio-digitalizacion-imagenes.html

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

El programa de Gestión Documental es muy importante porque de él depende todo el proceso documental al interior de las entidades.

DEFINICIÓN DEL PROGRAMA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La ley general de archivos define: conjunto de actividades administrativas y técnicas tenientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Un programa de gestión documental, se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad tales como: la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

Elaborado por Marisol Gaviria Ospina

Fuentes.  Cartilla semana 5

NORMATIVIDAD TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL. TRD

DEFINICION DE MARCO JURIDICO

Conjunto de disposiciones, leyes, reglamentos y acuerdos a los que debe apegarse una dependencia o entidad en el ejercicio de las funciones que tienen encomendadas.

NORMATIVIDAD TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TRD.

La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, mediante Acuerdo número 012 del 16 de octubre de 1991, fijó un plazo de 6 meses, contados a partir de la fecha de su publicación, para la presentación de las tablas de retención documental de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación.

ACUERDO 1392 DE 1995: Se reglamenta la ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al archivo general de la nación a todos disposiciones.

LEY 599 DE 2000      

Obligatoriedad de las TRD será obligatorio para las entidades del estado laborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

-CIRCULAR 001 DE 2000 del AGN candelario para las presentación de las TRD.

-CIRCULAR 039 DE 2002 seguía el procedimiento para la elaboración y aplicación de las TRD.

-CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2009 del AGN denomina que no se han cambiado en metodología para la elaboración, evaluación y aplicación de las TRD.

-CIRCULAR 035 DE 2009 DE LA PROCURADURIA DE LA NACION GENERAL DE LA NACION se solicita a los gobernadores, alcaldes, personeros y gerentes de entidades descentralizadas adelantar las gestiones pertinentes para ampliar en el menor tiempo lo preceptuado en la ley 5

94 de 2000.

Artículo 74: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

Además de los preceptos constitucionales hay otras disposiciones legales vigentes que hacen relación al manejo de los documentos y a las responsabilidades de los servidores públicos como:

Ley 80 del 22 de diciembre de 1989

: "Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones."

Decreto 1777 de 1990

. Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de 1990 expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sobre adopción de sus Estatutos.

Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991

. Por el cual se fija un plazo de seis meses para la presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales del orden central.

Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994

. Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.

Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995

. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones."

Acuerdo 08 del 18 de 0ctubre de 1995

De la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995."

Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995

De la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995."

Acuerdo 12 de 18 de octubre de 1995

De la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos, Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría."

Ley 190 de 6 de junio de 1995

. Estatuto Anticorrupción. Artículo 27: "El Código Penal tendrá un artículo con el número 148A, del siguiente tenor: Utilización indebida de información privilegiada. El servidor público o el particular que como empleado o directivo

O miembro de una junta u órgano de administración de cualquier entidad pública o privada que haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea una persona natural o jurídica, incurrirá... "¨

Artículo 79: "Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario público obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso de la ciudadanía, en general, y de los medios de comunicación, en particular, a los documentos que reposen en la dependencia a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley.

La decisión de negar el acceso a los documentos públicos será siempre motivada, con base en la existencia de reserva legal o constitucional, o cuando exista norma especial que atribuya la facultad de informar a un funcionario de superior jerarquía."

Ley 200 de 28 de julio de 1995. Código Disciplinario Único. Artículo 40 señala los DEBERES de los servidores públicos:

Numeral 1. "Cumplir y hacer que se cumpla la Constitución, los Tratados Públicos ratificados por el gobierno colombiano, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos Municipales, los Estatutos de la Entidad, los Reglamentos, los Manuales de Funciones, las órdenes Superiores, cuando correspondan a la naturaleza de sus funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y contratos de trabajo".

Numeral 5. "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el ocultamiento o utilización indebidos."

Numeral 24 "Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización."

El Artículo 41 señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos:

Numeral 7. "Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a cargo de los servidores públicos o la prestación del servicio a que están obligados."

Numeral 9. "Omitir y retardar o no suministrar oportunamente respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o solicitudes de las autoridades, retenerlas o enviarlas a destinatario diferente la que corresponda cuando sea de otra oficina."

Numeral 16. "Causar daños o pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones."

Ley 594 julio 14 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".

Elaborador por  Hugo Jamith Benavides Unigarro

Fuentes   

http://evidearchivo.webmium.com/normatividad-y-marco-juridico

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5995

https://sites.google.com/site/tablasderetenciondocumentales/normatividad-y-marco-juridico

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD

En una breve presentación podrá observar definición, importancia y aplicación de las Tablas de Retención Documental TRD.

Elaborado por MARY JASMIN GARZON GARCIA
Fuentes:  Cartilla Semana 4
Presentación Semana 4

http://administrati.ut.edu.co/tablas-de-retencion-documental

http://www.archivogeneral.gov.co/Gestion-Atencion-Ciudadano/TRD-y-TVD

http://www.ucc.edu.co/gestion-documental/Paginas/consulta-trd.aspx

CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN

ORGANIZACION DOCUMENTAL

CLASIFICACION Y ORDENACIÓN

El principio de procedencia y orden original, surgió en Francia en 1841, luego de la revolución.

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

El principio de procedencia se refiere a quien creó o usó un documento y de dónde viene, refiere a la oficina de origen de los documentos; de esta manera los documentos de instituciones o particulares, se administran por separado, no deben mezclarse.

El principio de orden original o histórico se refiere a la secuencia los procedimientos para expedir un documento, es la relación causa efecto con cual documento se inicia y con cual se termina.

CLASIFICACION DOCUMENTAL

Es agrupar los documentos jerárquicamente desde los más amplios a los más específicos, la actividad se realiza por clases, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original. 

 

Debe seguirse una clasificación estable, clara y que perdure en el tiempo

Existen tres tipos de clasificación:

•     La clasificación funcional: de acuerdo a las actividades que produjeron los documentos
•     La clasificación orgánica: por la división u oficina que produjo esos documentos.
•     Clasificación orgánico-funcional: por oficina que produjo esos documentos y a que proceso pertenece. Clasificando desde arriba:

     fondo, sección, serie, subserie, fondo 

ORDENACION DOCUMENTAL

Es el siguiente paso una vez un documento se recibe, se clasifica, se ordena. Se ordena los documentos dentro de la carpeta y se rotula, definiendo el criterio.

Tipos de ordenación:

•       La ordenación cronológica: se ordena basado en la fecha: año, mes, día.
•     La ordenación alfabética: se toma como referencia una palabra que describa el       expediente y se ordena según la letra del alfabeto.
•        La ordenación numérica: responde a un número asignado por la oficina de registro de documentos.
•    La ordenación sistemática: se toma para ordenar un código asignado a cada expediente.

Elaborado por Hugo Jamith Benavides Unigarro

Fuentes.  Cartilla semana 3

ARCHIVÍSTICA

Podremos evidenciar aspectos básicos de la archivística y la gestión documental, encontraremos conceptos de documento y archivo, así como las fases del archivo que ayudarán en el buen desempeño de la gestión documental.

EL DOCUMENTO

CONCEPTO DE ARCHIVO

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Preparado por Marisol Gaviria Ospina
Fuentes.  Cartilla semana 2

EL ORIGEN DE LOS ARCHIVOS Y LA ARCHIVÍSTICA

ORIGEN DE LOS ARCHIVOS EN EL MUNDO

EDAD ANTIGUA CLASICA

Con los griegos y los romanos la vida pública se fue haciendo más activa y complicada.   La importancia que se concedió a los archivos viene dada por la aparición de los archiveros, areópagos en Grecia y censores en Roma.  Los archivos cobran importancia por su doble utilidad: administrativa y jurídica.

En Egipto, en Nínive, en el palacio de Asurbanipal había órdenes gubernamentales, sentencias judiciales y contratos en numerosas tablillas de arcilla con inscripciones cuneiformes que se pueden datar en torno al siglo VII A.C.

En Grecia, los templos fueron los primeros en reunir los archivos, así, en Atenas cada magistrado velaba por sus archivos, que estaban    instalados en el Archeion, es decir, la sede de la magistratura.    

EDAD MEDIA

Se dan altibajos respecto a los archivos y la archivística (como inicio de gestación). Es decir: • Alta Edad Media: Existe la incertidumbre en el concepto de archivo y biblioteca. • Baja Edad Media (Siglo XIII), se regresa al concepto del derecho romano y del procedimiento administrativo. Es un período donde se: - Efectúa la agrupación documental a base de cartulario, donde los documentos solemnes son conservados 

En la Edad Media comienzan a aparecer los primeros archivos municipales. En las repoblaciones, los reyes y la nobleza establecen privilegios y franquicias en las Cartas Pueblas y eran documentos que había que guardar. Y así nacen los primeros concejos y los primeros archivos municipales.

La diversificación administrativa provoca un aumento del volumen    documental y una extensión de la red de archivos.  Esta creciente     complejidad favorece una evolución de las técnicas archivísticas    (generalización de la práctica del registro de documentos,  enriquecimiento de    los sistemas de clasificación),    así como nuevos retos derivados de la    necesidad de procurarse una información que se convierta en vital en el  marco    de unos archivos que crecen hasta provocar  problemas  de almacenamiento.   

EDAD CONTEMPORÁNEA

El mundo de los archivos experimentó una serie de transformaciones que en  el  futuro constituyeron los referentes de que configuran la  archivística    contemporánea.

Siglo XIX y el desarrollo del principio de procedencia. - Enunciación del principio de procedencia, 1841, Natalis de Wailly. Este principio consiste en separar los fondos de cada administración y de cada oficina - La formulación del principio de procedencia en la obra de los teóricos Müller, Feith y Fruim, define el archivo como el conjunto de documentos recibidos o producidos por un órgano.

El Siglo XX. El desarrollo de la archivística. - Mundet en un principio consideraba a la Archivística como una disciplina (en el siglo XIX), pero, ya se la puede considerar como una ciencia en constante evolución. - Heredia la considera primero como una técnica empírica, pero a diferencia de Mundet le va a dar ahora dos tipos de consideraciones: o Disciplina independiente. o Ciencia auxiliar de la historia.

ORIGEN DE LOS ARCHIVOS EN COLOMBIA

La implementación y desarrollo de la archivistica es un tema trascendental para un estado, constituyen la memoria de un país y garantiza el cumplimiento de algunos derechos constitucionales.  A continuación veremos una breve reseña de archivistica en Colombia

Preparado por  Mary Jasmin Garzón Garcia
fuentes

http://www.concla.net/Historia%20Archivistica/diferentes%20epocas.html

http://archivo-tec.blogspot.com.co/p/blog-page_23.html

http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=289

https://www.youtube.com/watch?v=CqC9X_mzXpo

Cartilla semana 1