La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, mediante Acuerdo número 012 del 16 de octubre de 1991, fijó un plazo de 6 meses, contados a partir de la fecha de su publicación, para la presentación de las tablas de retención documental de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación.
ACUERDO 1392 DE 1995: Se reglamenta la ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al archivo general de la nación a todos disposiciones.
LEY 599 DE 2000
Obligatoriedad de las TRD será obligatorio para las entidades del estado laborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
-CIRCULAR 001 DE 2000 del AGN candelario para las presentación de las TRD.
-CIRCULAR 039 DE 2002 seguía el procedimiento para la elaboración y aplicación de las TRD.
-CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2009 del AGN denomina que no se han cambiado en metodología para la elaboración, evaluación y aplicación de las TRD.
-CIRCULAR 035 DE 2009 DE LA PROCURADURIA DE LA NACION GENERAL DE LA NACION se solicita a los gobernadores, alcaldes, personeros y gerentes de entidades descentralizadas adelantar las gestiones pertinentes para ampliar en el menor tiempo lo preceptuado en la ley 5
94 de 2000.
Artículo 74: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
Además de los preceptos constitucionales hay otras disposiciones legales vigentes que hacen relación al manejo de los documentos y a las responsabilidades de los servidores públicos como:
Ley 80 del 22 de diciembre de 1989
: "Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones."
Decreto 1777 de 1990
. Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de 1990 expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sobre adopción de sus Estatutos.
Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991
. Por el cual se fija un plazo de seis meses para la presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales del orden central.
Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994
. Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.
Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995
. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones."
Acuerdo 08 del 18 de 0ctubre de 1995
De la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995."
Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995
De la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995."
Acuerdo 12 de 18 de octubre de 1995
De la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos, Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría."
Ley 190 de 6 de junio de 1995
. Estatuto Anticorrupción. Artículo 27: "El Código Penal tendrá un artículo con el número 148A, del siguiente tenor: Utilización indebida de información privilegiada. El servidor público o el particular que como empleado o directivo
O miembro de una junta u órgano de administración de cualquier entidad pública o privada que haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea una persona natural o jurídica, incurrirá... "¨
Artículo 79: "Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario público obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso de la ciudadanía, en general, y de los medios de comunicación, en particular, a los documentos que reposen en la dependencia a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley.
La decisión de negar el acceso a los documentos públicos será siempre motivada, con base en la existencia de reserva legal o constitucional, o cuando exista norma especial que atribuya la facultad de informar a un funcionario de superior jerarquía."
Ley 200 de 28 de julio de 1995. Código Disciplinario Único. Artículo 40 señala los DEBERES de los servidores públicos:
Numeral 1. "Cumplir y hacer que se cumpla la Constitución, los Tratados Públicos ratificados por el gobierno colombiano, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos Municipales, los Estatutos de la Entidad, los Reglamentos, los Manuales de Funciones, las órdenes Superiores, cuando correspondan a la naturaleza de sus funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y contratos de trabajo".
Numeral 5. "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el ocultamiento o utilización indebidos."
Numeral 24 "Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización."
El Artículo 41 señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos:
Numeral 7. "Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a cargo de los servidores públicos o la prestación del servicio a que están obligados."
Numeral 9. "Omitir y retardar o no suministrar oportunamente respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o solicitudes de las autoridades, retenerlas o enviarlas a destinatario diferente la que corresponda cuando sea de otra oficina."
Numeral 16. "Causar daños o pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones."
Ley 594 julio 14 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".
Elaborador por Hugo Jamith Benavides Unigarro
Fuentes
http://evidearchivo.webmium.com/normatividad-y-marco-juridico
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5995
https://sites.google.com/site/tablasderetenciondocumentales/normatividad-y-marco-juridico
