Un
buen Programa de Gestión Documental, es un instrumento que ofrece, un
conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas, y normas que se deben
aplicar para gestionar los documentos, con un enfoque claro y sencillo; además,
permite estandarizar el proceso de Gestión Documental, de manera que las
actividades técnicas o procedimientos aplicados desde la planeación, hasta la
preservación de los documentos, siempre se desarrolle de la misma manera.
La finalidad de la gestión documental y archivos conlleva a;
disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información
institucional sea recuperable para uso de la Administración en el servicio al
ciudadano, para garantizar el derecho al acceso a la información en archivos y
como fuente de la Historia.
La responsabilidad en este tema es para todos, tanto los
servidores públicos o particulares son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos y reportarán ante las autoridades
competentes el uso de los mismos. Para dichos fines se requiere realizar el
Programa de Gestión Documental
Dentro del Proceso de gestión documental se define dentro de
la empresa como: las actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida o recibida
por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
El Estado Colombiano por medio de la rama legislativa ha
establecido la regulación en legislación documental, la cual se encarga de
regular, proteger y salvaguardar los diferentes documentos producidos en su
accionar a favor del bienestar de la sociedad, por tanto estos archivos son
evidencia de su accionar y tienen un valor histórico y cultural. La
Constitución política 1991, lo establece en sus artículos y define los
documentos de archivo como: Art 72 patrimonio de la Nación, Art 74 de acceso
documentos públicos. Art 23 de libre acceso, en relación con el derecho de
petición. Art 15 habbeas data como derecho al buen nombre, y a solicitar
rectificación de datos.
La ley general de archivos 594 de 2000 en su artículo 11
establece la obligatoriedad de la conformación de los archivos, de igual manera
en su artículo 22. establece el llevar procesos archivísticos. y en el artículo
23. la obligación de formar archivos en cada etapa del ciclo vital del
documento en: archivo de gestión, archivo central, Archivo histórico de
conservación permanente. En relación a lo anterior el Decreto 2578 de 2012
Artículo 26. Dispone la obligación de conformar archivos en entidades vigiladas
por el Estado. Y además de manera particular establece el deber para las
personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo vigilancia
del Estado deberán contar con un archivo institucional creado, organizado,
preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de
orden original, el ciclo vital de los documentos, y las normas que regulen a
cada sector así como las establecidas en la Ley 594 de 2000.
El Decreto 2578 de 2012 Artículo 22. Establece el proceso
para la elaboración y aprobación de las tablas de retención documental y las
tablas de valoración documental, las cuales son el resultado del proceso de
valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las
privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder
público. El Artículo 24 establece los
Inventarios de documentos como responsabilidad de las entidades del Estado a
través del Secretario General o de otro funcionario de igual o superior
jerarquía, y del responsable del Archivo o quien haga sus veces, y el exigir la
entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en
poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o
culminen las obligaciones contractuales.
Desafortunadamente
Colombia es un país que no se encuentra muy actualizado en cuanto los requerimientos
necesarios para la implementación de los sistemas de Gestión Documental, es muy
común el sistema tradicional que es una desventaja teniendo en cuenta que el
auge tecnológico avanza con rapidez y cada vez es mucho más importante en el
diario vivir.
Aunque
se han dado algunos pasos, se requiere de una formación constante y cada vez
más actualizada para que las entidades públicas, privadas y sus colaboradores
se ajusten a la normatividad de la archivística en Colombia, que les permita
contar con herramientas que ayuden a enfrentar
los retos que pone la Gestión Documental actual.
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